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ご利用の流れ - インターグループ

コンベンション

CONVENTION

ご利用の流れ

1
起案

情報収集・調査、実施計画作成

会議内容についての詳細を伺います。主催者、会議名、時期、場所、参加者数(海外、国内)、招聘者の有無、パーテイの有無、その他イベント等決定している事案を元に各種コンサルテイングを行います。全体予算を算出した上で、お客様との業務分担を行い業務範囲の意思統一を計って参ります。お客様のご予算に合わせて、業務範囲を決定しご予算の有効活用及びお客様のメリットを考えた各種ご提案を致します。準備から終了までの一連の流れを元に、スケジュールを作成し進捗状況についての統括管理を行います。

 
2
提案

会場選定、予算構成、運営体制策定、関連イベント

会場の選定、寄付金や補助金の申請、ビザの申請、広報計画案出、各印刷物の策定、関連イベントなど会議運営の多岐にわたる業務のご提案を致します。

 
3
準備

開催告知、DM発送、WEBサイト作成

  • 案内書、アナウンスメントの制作、印刷及び発送を行います。
  • 近年ではホームページでの広報及び参加登録も多くなっています。

国内・海外参加者対応、参加登録受付、招待状発送、付帯印刷物、データ管理、ビザ・宿泊・交通手配

  • 参加者、招聘者への案内状を作成・発送します。
  • 海外参加者のビザ申請支援、航空券の手配、宿泊の手配等も行います。
  • 参加登録及び参加費の管理も行います。
  • 多岐にわたる情報を一括管理します。

会場関係、会場レイアウト、機材手配、看板手配、会場導線確認、飲料手配

  •  会場担当者様と入念に打合せを行います。
  • 事務局内の専用電話、FAX、インターネットの手配も可能です。
  • 看板の作成・配置をご提案します。
  • 主催者様および講演者様の要望に合わせた機材をご提供します。

最終確認、運営マニュアル、進行シナリオ、危機管理マニュアル、スタッフ手配

  • ご担当者様とミーティングを綿密に行います。
  • 当日の運営を円滑にするための各種マニュアルを作成します。
  • 司会者、同時通訳者、バイリンガルスタッフ、受付・誘導要員等を適材適所で手配します。
 
4
前日

搬入・設営、音響・照明、リハーサル

  • 会場、事務局、受付周りの音響・照明機材、設営
  • 運営スタッフ全員を集めての全体ミーティングを行い、VIP接遇、各担当業務、備品の最終チェックを細かく行います。
  • 講演者によるリハーサル、機材のテクニカルチェックも行います。
 
5
開催

進行運営、受付、会場運営、記録、接遇

  • チーフディレクターが全体の進行を管理します。
  • 参加受付・総合インフォメーションを担当。
  • 会場ディレクターが映像・音響・照明・スタッフ等の統括を行ないながらプログラムが円滑に進むよう進行管理を行ないます。
  • 音声や映像にて記録をとります。
  • VIPのアテンド、講演者の接遇を行います。
 
6
終了

撤去、報告書作成

  • 参加者データ、講演データ等のとりまとめ。
  • 撮影記録の編集や報告書の作成を行います。

 

※国際会議・イベントの企画運営のため取扱う個人情報の利用目的についてはこちらをご覧下さい。

お問い合わせ

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TEL(大阪):06-6372-3987