皆さまは英語でビジネスメールを作成するとき、どんな手段を使われているでしょうか？
辞書や文例集を調べながらご自身で作成されている方もいれば、語学堪能なスタッフへ依頼される方もいらっしゃるかと思います。近年はビジネスメール作成の手助けツールとして機械翻訳を使うことがメジャーになってきました。

この記事ではビジネスメールに適した機械翻訳ツールの選び方のポイントについて解説致します。

機械翻訳の精度評価については、以下の記事で詳しく解説しています。

機械翻訳の導入を成功させるコツ

機械翻訳の手法は当初の主流だった「ルールベース機械翻訳」「統計的機械翻訳」から、2014年頃より「ニューラル翻訳」へと変わり、ビジネスでも十分に活用できるレベルにまで翻訳精度が飛躍的に向上しました。昔は個人で使用していた機械翻訳も、今や部署単位・会社単位で導入することが一般的となっています。

しかし、機械翻訳ツールを購入したからといって『機械翻訳の導入に成功した』というわけではありません。本当の意味で導入を成功させるためのポイントは、『自社の導入目的に合ったツールを選べているか』 という点です。

『導入すること』 自体が目的ではなく、 『導入した後に得られる成果を実現すること』 が重要です。市場には数多くの機械翻訳ツールが存在しており、様々な謳い文句で宣伝されています。『自社が導入した後に得たい成果は何か』 を明確にしておくことでツール選定の軸がぶれず、自社にとって最適なツールを選ぶことが出来ます。

まずは、自社の困りごとに『機械翻訳ツールの導入』 が最適解なのかどうかを考えていきましょう。

こんな方は機械翻訳ツールを導入すべき

機械翻訳ツールは、その存在だけで成立するものではなく、あくまで 『翻訳作業をサポートするツール』 です。『機械翻訳ツール』 は、下記のようなお悩みをお持ちの方にこそ役立つツールです。

業務で断続的に翻訳が発生する

大小問わず、日々の業務で断続的に翻訳が必要になる方はぜひ機械翻訳ツールの導入を検討してみてください。翻訳が必要になる度に翻訳会社へ依頼するのは時間も労力もかかってしまいます。

翻訳コストを抑えたい

翻訳会社へ依頼することのメリットの１つは、高品質な翻訳文を得られることです。その反面、コストは嵩んでしまいます。

１から作文することが苦手

ビジネスメールレベルの英文は読むことができても、自分で１から英作文をすることに抵抗のある方は多いのではないでしょうか。

表現のバリエーションがない

基本的な英作文はできても、いつも定型文ばかりで語彙や言い回しのストックがないことにお悩みの方は、機械翻訳の力を借りてみることも一手です。

社内で決まった用語や定訳がある

過去資料を遡って探すのは時間も手間もかかってしまいます。

機械翻訳ツール導入で得られる効果

業務効率がアップ

急に必要になった翻訳も、翻訳会社に発注する手間をかけずにご自身の手元ですぐに翻訳できます。

翻訳コストを抑える

翻訳会社に発注する外注費・社内の人間が翻訳する人件費よりも、圧倒的にコストを抑えることができます。

翻訳完成までのスピード感

文字数にもよりますが、数秒から数分で翻訳文が完成します。一度で大量の翻訳が処理できることも機械翻訳の魅力の１つです。

省力化

機械翻訳で作成した訳文をベースにしてご自身で修正を加えていくことで、１から作文していた労力を他の業務に充てることができます。

複数言語に対応

社内に言語が分かる人がいなくても、外注することなくお手軽に内容を把握することができます。

安心のセキュリティ

無料の機械翻訳サービスとは異なり、有料の機械翻訳ツールではデータが二次使用されず、機密情報が安全に守られています。

機械翻訳ツールを選ぶ際に気を付けるべきポイント

様々な機械翻訳ツールから１つを選択する際に気を付けるべき６つのポイントをご紹介します。

料金

ひと月ごとの定額制のツールもあれば、使った文字数に応じて金額が変わる従量課金制のツールもあります。ユーザー数によっても金額は変動します。

使い勝手

用語や定訳を登録して蓄積することができるか、は１つの大きなポイントです。データの蓄積可否は、翻訳文の品質向上と修正の手間削減に大きくかかわってきます。

精度

読みやすい訳文を出力するか、書き手の意図が正しく反映された訳文を出力するか、など翻訳の精度は翻訳エンジンに大きくかかってきます。

表現力

ひとつの原文に対して、様々な表現の提案をしてくれるツールもあります。

セキュリティ

データの二次使用について明確に記載がされているか、信頼できるデータサーバーが使われているか、などセキュリティが担保された機械翻訳を選ぶ必要があります。

言語数

翻訳する可能性がある言語は利用料金内でカバーができるのか、追加料金になるのかは確認しておきましょう。定期的なアップデートで対応言語が増える可能性もありますので、定期アップデートの有無についても確認しておくとよいです。

ビジネスメールにおいて注意すべきポイント

先述した６つのポイントのうち、ビジネスメールにおける使用頻度が高い場合は「料金」「使い勝手」「表現力」「セキュリティ」の４つが肝になってきます。「精度」と「言語」については優先度を下げて選んでもよいでしょう。

料金

ビジネスメールの場合、やり取りが複数回発生するため使用文字数が想定しづらいので、定額制の文字数使い放題の料金体系がベストです。

使い勝手

固有名詞や氏名の定訳・定型文を登録して誤訳を防ぎ、修正の手間を少なくすることで正確かつ効率的にビジネスメールを作成することができます。

表現力

メールのシチュエーションに合わせて訳文を選べるよう、複数の翻訳エンジンが搭載されている機械翻訳ツールがおすすめです。

セキュリティ

無料の機械翻訳ツールでは知らないうちに情報漏洩している可能性があります。セキュアなデータサーバーや通信が採用されているツールを選びましょう。

インターグループの機械翻訳「PatTra（ぱっとら）」とは？

ビジネスメールに求められる「料金」「使い勝手」「表現力」「セキュリティ」の４つをおさえた『導入成果を実感できる』機械翻訳ツールです。

定額制

月額で使い放題！どの言語を翻訳しても文字数制限はありません。月末に「今どれくらい使っているだろうか…」と心配する必要はなく、自由にお使いいただけます。

データベース登録機能

社内の独自用語や固有名詞などをデータベースに登録しておくことができます。翻訳をかける度にデータを蓄積していけば、どんどん手間が削減します。

複数の機械翻訳エンジン

微妙なニュアンスを伝えたりなど、自分の好みの訳文を最大３種類（DeepL・Google Translate・Microsoft Translator）の機械翻訳エンジンを使って訳文を選ぶことができます。

セキュリティ対策

機密情報も安心して翻訳していただけるよう、SSL回線とISMS認証取得サーバーでお客様のデータを安全に保管します。有償オプションとしてシングルサインオンにも対応可能です。

まとめ

この記事では、ビジネスメールに適した機械翻訳ツールの選び方について以下の内容を解説しました。

• 機械翻訳の導入を成功させるコツ
• こんな方は機械翻訳ツールを導入すべき
• 機械翻訳ツール導入で得られる効果
• 機械翻訳ツールを選ぶ際に気を付けるべきポイント
• ビジネスメールにおいて注意すべきポイント
• インターグループの機械翻訳「PatTra（ぱっとら）」とは？

数多くある機械翻訳ツールから、『自社が導入した後に得たい成果』を得ることができるものを選ぶポイントについてお分かりいただけましたでしょうか。ビジネスメールという日常の業務には欠かせないやり取りを、より効率化できる機械翻訳ツールをぜひ見つけてください。

『インターグループ』が提供している機械翻訳ツール「PatTra（ぱっとら）」は、Google Translate・Microsoft Translatorのほか、GPTやGemini、Claude等も搭載しており、様々な翻訳エンジンを定額で使うことができます。

２週間の無料トライアルにて是非お試しください。

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